Los 6 Pasos Para Formar Tu Negocio

¡Felicidades! Tienes una gran idea para un negocio. Es importante comprender los 6 pasos para formar tu negocio antes de continuar con la contratación y venta de sus bienes y servicios. No permita que estas formalidades maten la etapa de luna de miel de su negocio; realizar estos deberes puede beneficiarlo a usted y a su empresa en gran medida en forma de protecciones legales y al tener todo lo que necesita en su lugar para que pueda obtener financiamiento y apoyo gubernamental más fácilmente.

Los 6 pasos para construir su negocio que le puede beneficiar en forma de protecciones legales son:

1. Escriba un plan de negocios
2. Elijia una estructura legal
3. Haciendo negocios como nombre (DBA)
4. Impuestos para pequeñas empresas y su EIN

Estos pasos se enumeran en orden porque existen buenas razones por las que deberá realizar una tarea antes de la siguiente. Estos son los 6 pasos clave para formalizar su negocio. 

Escriba un plan de negocios

Puede elegir crear un mini plan por ahora para que pueda comenzar a formalizar su negocio, con la intención de crear un plan de negocios más sólido en el futuro si elige solicitar financiamiento. Escribir un plan de negocios ayudará a informar el próximo paso, que es elegir una entidad o estructura legal para su negocio. 

Elija una estructura legal

El próximo paso que tomará es decidir qué tipo de estructura legal tendrá su negocio. Hay varias formas diferentes de establecer su empresa, y cada una tendrá diferentes implicaciones en cuanto al tamaño, el nivel de complicación, las acciones, el papeleo, los impuestos, la financiación y la responsabilidad personal. Las diferentes estructuras comerciales legales entre las que puede elegir son las siguientes: 

•  Propietario único 
• Camaradería 
• Corporación 
• Corporación S 
• Sociedad de responsabilidad limitada (LLC) 

 Lea más sobre las definiciones de las estructuras legales y para tener una mejor idea de cuál puede elegir. El tipo de estructura que elija variará según los objetivos de su negocio. Con su plan de negocios en la mano, reúnase con su abogado o contador para que le aconseje qué estructura será la más ventajosa. 

Presentar un negocio haciendo como (DBA)

Un DBA es un nombre operativo que utiliza una empresa para realizar negocios, que es un nombre separado y distinto del nombre legal formal de la empresa. Un DBA puede servir para diferentes propósitos, según la estructura de su negocio. Lea más sobre este y otros pasos en Los 6 pasos para formar tu negocios.

Presentar un DBA para su pequeña empresa puede ayudarlo con la banca y la contabilidad de su pequeña empresa. A su DBA se le asignará un número de identificación fiscal federal que le permitirá abrir una cuenta bancaria comercial bajo su DBA. Presentar un DBA como empresa unipersonal o sociedad simple le permite abrir cuentas bancarias y recibir pagos a nombre del DBA de su negocio. Tenga en cuenta que si planea obtener una cuenta bancaria para su DBA, muchos bancos no le permitirán abrir una cuenta bancaria comercial sin verificar una copia de su DBA presentado. Su banco puede solicitarle que proporcione un certificado de DBA en el momento de la apertura de su cuenta. 

Impuestos para pequeñas empresas y su EIN

Según la entidad legal de su negocio, la declaración de impuestos puede diferir. Lea acerca de los diferentes impuestos que paga una pequeña empresa y cómo varía según la estructura legal de su empresa. También debe consultar a un profesional de impuestos para conocer más específicamente los entresijos del pago de impuestos, ya sea que su negocio sea una corporación, una sociedad, S-Corp, LLC o un propietario único. Su contador puede ayudarlo a comprender si usted es responsable de pagar impuestos anualmente o trimestralmente. También debe solicitar un número de identificación de empleador (EIN) o un número de identificación fiscal, que es la forma en que el gobierno reconoce su negocio a efectos fiscales. Puede solicitar un EIN en línea y recibirlo casi al instante. Técnicamente, si es un propietario único, no necesita un EIN para los impuestos, pero lo necesitará para establecer un crédito comercial. Su crédito personal está conectado a usted por su número de Seguro Social o Número de Identificación Personal del Contribuyente (ITIN). Su historial de crédito comercial está vinculado a usted por su EIN. 

Configurar Una Cuenta Bancaria Comercial

Ahora que tiene un DBA y un EIN, es hora de abrir una cuenta bancaria comercial. Debe planear mantener el dinero de su negocio separado de sus cuentas personales. Hay muchas razones para mantener el dinero separado, desde proteger sus activos personales en caso de que su negocio sea demandado, mantener su contabilidad clara y fácil, hasta tener las cuentas de su negocio separadas en caso de que su negocio tenga la desgracia de ser auditado por el IRS. Lea más sobre este y otros pasos en Los 6 pasos para formar tu negocio.

Se deben esperar ciertos servicios de todos los bancos. Como mínimo, debe buscar su banco para proporcionar los siguientes servicios de cuentas comerciales: 

•  Cuenta de cheques 
• Cuenta de ahorros 
• Tarjeta de crédito, tarjeta de débito 
• Cheques y una chequera 
• Tarjeta de solo depósito (para que los empleados puedan hacer depósitos en nombre de su negocio sin la posibilidad de retirar dinero) 
• Banca comercial en línea  
• Cuentas corrientes de los empleados

Conozca los detalles de cada uno de estos productos de banca empresarial, así como cualquier tarifa o requisito. Las tarifas de las cuentas corrientes siguen siendo comunes, pero algunos bancos ofrecen cuentas corrientes comerciales gratuitas sin saldo mínimo como incentivo. Las tarifas y los requisitos (saldo mínimo, tarifas de cheques, uso mensual requerido de una tarjeta de débito) varían ampliamente, así que tómese el tiempo para comparar precios y ver los detalles de las ofertas de cada banco. 

Si tiene otras necesidades bancarias comerciales, como abrir una línea de crédito, pregunte por adelantado. No desea inscribirse en una cuenta de cheques comercial y descubrir que no pueden otorgarle un préstamo cuando lo necesite.

Regístrese Para Obtene Permisos o Licencias Comerciales

Algunos estados o municipios pueden requerir que se registre u obtenga una licencia según el tipo de negocio que tenga. Los requisitos de la industria a menudo varían según el Estado. Visite el sitio web de su estado para averiguar qué permisos y licencias necesitas. También tendrá que investigar las regulaciones de su propio condado y ciudad.

Listo para Lanzar tu Negocio

Planes de Negocios 101 

Ya sea que esté en modo de inicio o necesite financiamiento para expandir su negocio, escribir un Planes de Negocios es esencial. Así es como: Si usted esta pensando en iniciar un negocio o esta buscando financiacion para expandir uno que ya esta ejecutando, encontrara que escribir un plan de negocios es beneficioso, si no esencial. Muchos prestamistas no le daran dinero a menos de que sepan que usted tiene una estrategia bien pensada sobre a donde se dirige y como llegara alli. lncluso si esta pidiendo dinero a amigos y familiares, personas que no le pediran que tenga un plan, sera util escribir uno. Simplemente siguiendo todos los pasos necesarios para armar un plan de negocios, terminara con una idea mas clara de lo que esta tratando de lograr y muchos de los desafios que podria enfrentar en el camino. Ciertamente, si va a tratar de obtener dinero de un banco, un prestamista respaldado por el gobierno, un capitalista de riesgo o una institucion financiera de desarrollo comunitario (CDFI), necesitara un plan de negocios formal. Este artículo es parte de una serie que le enseñará cómo escribir y crear el plan de negocios perfecto, revisar por qué debe tener uno, e incluir los diferentes tipos de planes de negocios que puede desarrollar y lo que cada sección incluye. Antes de entrar en el procedimiento, echemos un vistazo más de cerca a lo que escribir un plan hará por usted. La primera pista viene justo en la descripcion de lo que es un plan de negocios: una hoja de ruta para su negocio que describe sus objetivos y explica como pretende alcanzarlos. En otras palabras, es una guia sobre como configurar su negocio y administrarlo diariamente para ayudarle a alcanzar sus objetivos a largo plazo. Y como dijimos, es una inversion de tiempo y esfuerzo que vale la pena, incluso si no necesita presentarlo a posibles inversores. 

9 Beneficios de Escribir un Plan de Negocios 

ENFOQUE 

Escribir un plan de negocios le ayudará a reunir todas sus ideas en un solo lugar, perfeccionar su mensaje y cristalizar su visión. Esto evitará que se propague, se desvíe o se aleje de lo que probablemente hará que no tenga éxito.

INVESTIGACION 

 El conocimiento que recibiras al explorar la industria en la que estas trabajando sera una experiencia con mucho valor. Obtendras una mejor comprension sobre la categoria que usted espera llenar y donde encaja en el mercado. 

COMPROMISO 

 Revisar y echar un vistazo a las proyecciones de gastos, las previsiones de ventas e ingresos, y todos los demas aspectos economicos y financieros de su negocio le ayudaran a avanzar y serviran como un sistema de advertencia si no esta donde se supone que deberia de estar. 

EXPLORACION 

 Es facil concentrarse tanto en los aspectos practices de su negocio que pierde de vista el panorama general. Un plan de negocios le ayudara a poner los pies sobre la tierra y tambien le ayudara a descubrir donde encaja en el mundo entero, cosas que quizas no hayas tornado el tiempo de considerar. 

OBJETIVIDAD 

 Hablar con amigos y familiares sobre su gran idea puede hacer que parezca una propuesta ideal. El entorno de apoyo puede dificultar la anticipacion de problemas del mundo real y las realidades comerciales. Hacer los calculos mientras elabora su plan de negocios le ayudara a ver si su idea es realmente sostenible o necesita algo de trabajo. Es de vital importancia detectar las cosas temprano antes de invertir demasiado tiempo o dinero. 

TRABAJO EN EQUIPO 

Cada empresa individual tiene miembros del equipo, ya sea un cónyuge de apoyo, un contador profesional o un abogado. Las compañías más grandes pueden tener a alguien para manejar ventas, alguien más para la comercialización y otro para las operaciones. No importa cuántas personas estén en tu equipo, es importante compartir los mismos objetivos y valores para avanzar y trabajar hacia el futuro. Un plan de negocios servirá para hacer que todos en la misma página, para seguir adelante y tener éxito.

RESPONSABILIDAD 

 Los planes de negocios tienen un conjunto bastante estandarizado de componentes. Haciendo el trabajo para armar el plan de negocios le asegurara que piense en todas las facetas importantes que necesita cubrir y le brindara estandares a los que atenerse a medida que comence a poner el plan en practica. 

MEDICION 

Establecer sus objetivos e ideas por adelantado le brindará con algo con lo que pueda verificar en el camino para ver cómo está haciendo. ¿Dónde sus expectativas están siendo superadas? ¿En qué áreas podría estar fallando? Aunque es importante ver su plan de negocios como flexible, es excelente tener algo por escrito que le ayude a mantenerse honesta consigo misma acerca de su desempeño.

RECLUTAMIENTO 

Cuando busques atraer el mejor talento, tu plan de negocios te dará a los empleados potenciales una visión general de lo que es tu negocio, y tu reacción al plan te ayudará a saber si estas personas encajan bien. ¿Entiendes los problemas relacionados con tu negocio? ¿Hay un espacio que necesitas para seguir adelante? Los grandes empleados aprecian cómo el tiempo se ha convertido para evaluar su lugar en el mercado, al igual que los prestamistas e inversores cuando se necesita recaudar dinero.

Cuales Son Los Diferentes Tipos de Planes de Negocios? 

Ahora que ya comprende los beneficios de tener un plan de negocios y está comprometido a escribir uno. ¿Qué viene después? Decida qué tipo crear. Así como sus metas y su negocio no se verán exactamente iguales a los de otra persona, su plan de negocios será para usted. Algunos elementos pertenecen a cada una, y los explicaremos a continuación, pero su presentación puede ser completamente diferente. Lo más importante es pensar en quién es su audiencia y cuáles son los objetivos del plan. La mayoría de los planes de negocios tomarán una de las siguientes formas:

MINIPLAN 

Como sugiere su nombre, un miniplan no es un documento extenso. Puede tener entre dos a diez páginas, siempre y cuando cubra su concepto de negocio, cómo lo financiará y comercializará información financiera como gastos operativos, flujo de efectivo, proyecciones de ingresos y un balance general. Es una excelente manera de presentar su concepto o tener información básica para poder mostrarle a posibles socios o inversores. Sin embargo, es importante que conozca a su audiencia. Un miniplan no es un sustituto de un documento más largo y complete. Si es para su uso personal, esto podría ser suficiente. Una inversionista o prestamista puede estar buscando algo más. 

PLAN DE TRABAJO INTERNO 

 Si el proposito principal de su plan es usarlo para administrar su negocio, no tiene que ser tan formal como un plan comercial tradicional a gran escala. Usted querra que este lleno de detalles sobre sus finanzas y objetivos, pero puede omitir las partes que en su mayoria serian necesarias para personas externas, como curriculos de ejecutivos clave y fotos de productos o prototipos. Su presentación final también puede ser un poco menos elegante. No necesita imprimirla en un buen papel y ponerla en una hermosa carpeta. Ni siquiera tienes que imprimirlo, si está almacenado en tu computadora. Al igual que los viejos mapas de carreteras que hemos plegado y almacenado en la guantera antes de los días de las aplicaciones GPS de teléfonos inteligentes, este es un documento con el que vivirás, algo que te guiará y te mantendrá en el camino correcto. 

UN PLAN DE PRESENTACIÓN FORMAL 

Este es probablemente el tipo de documento que nos vino a la mente cuando empezamos a hablar de planes de negocio. Este es el verdadero negocio, el que llevará más tiempo, y será adecuado para mostrar a los prestamistas, inversores y cualquier otra persona que necesita para impresionar fuera de su empresa. Recuerde que su presentación formal requiere un lenguaje de negocios reconocido y debe evitar la jerga y otras palabras que solo usted entenderá. Debe estar bien escrito y ser consistente, especialmente cuando se trata de números y finanzas.  Su plan de presentación debe imprimirse en papel de color de alta calidad, especialmente si ha incluido fotografías del producto. Debe incluir cuadros, gráficos, tablas e ilustraciones, y estar vinculado profesionalmente. 

 E-PLAN 

 Aunque se recomienda tener un documento imprimido, e incluso puede ser requerido por un posible prestamista o inversionista, muchos documentos comerciales se transmiten electrónicamente hoy en día, por lo que es inteligente tener una versión de su plan que se vea excelente como documento electrónico. Esto podría ser un PDF simple de lo que ha imprimido o algo más elaborado, con hojas de cálculo en las que se pueda hacer clic para manipular las proyecciones. Al igual que con cada plan mencionado, deje que sus necesidades dictan qué tipo de documento usted necesita crear. 

Elementos de un plan de negocios 

 Un plan formal incluirá todos los elementos siguientes, y los planes menos formales, como los planes mini o de trabajo, incluirán muchos de ellos. Los mencionaremos brevemente aquí y ampliaremos cada uno a lo largo de la serie en su propio artículo separado. 

Haga clic en cada encabezado para abrir el artículo completo 

RESUMEN EJECUTIVO 

Una visión general de lo que quiere lograr. Esta suele ser la primera página de su plan después de la página del título. Sin embargo, es posible que desee dejar de escribirlo hasta el final, ya que resume todo lo que ha presentado. 

DESCRIPCIÓN DEL NEGOCIO 

Una descripción de su empresa y su industria, junto con la perspectiva actual y las posibilidades para el futuro. 

ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN 

Explique cómo estructurará su empresa. ¿Cómo es el equipo directivo? ¿Cuántos empleados/empleadas necesitará? ¿Tendrá otras personas a cargo de ciertas funciones, o ejecutará todo usted misma/o? ¿Qué tareas se asignarán a cada división? ¿Cuáles son los gastos relacionados con la operación del negocio? 

PRODUCTOS Y SERVICIOS 

¿Qué, exactamente, usted está vendiendo o proporcionando? Aquí es donde usted explica completamente su concepto. Incluía una descripción de los proveedores que utilizará (si los hay) cuáles son sus costos, cómo los determinó y en qué se diferencia su producto o servicio de lo que ya está disponible. 

ANÁLISIS Y ESTRATEGIAS DE MERCADO 

Mire quiénes son sus competidores, en qué se diferencian sus fortalezas y debilidades en comparación con la competencia, qué tipo de participación de mercado espera y cómo se posicionará para llegar allí. 

MARKETING Y VENTAS 

Dado que ya que sabe sobre las condiciones comerciales existentes, ¿cómo comercializará su producto o empresa?¿Cómo venderá? ¿Tendrá una fuerza de ventas o utilizará representantes externos?¿Cómo construirá la empresa, manejará la expansión y contratará y compensará a sus empleados? 

Información Financiera 

Si el objetivo principal del plan es ayudarle a recaudar dinero, ya sea de inversionistas o por medio de un préstamo, aquí es donde explicará en detalle lo que necesita. ¿Cuánto está buscando en este momento? ¿Cómo podría cambiar eso en los próximos cinco años? ¿Qué piensa hacer con el dinero? 

Solicitud de Financiamiento 

Esta sesión será esencial si está buscando dinero, pero es importante pase lo que pase. Detallar sus proyecciones de ventas para el futuro le ayudará a examinar de cerca los costos, decidir cómo asignar sus recursos y si realmente tiene una idea viable. 

APÉNDICE 

Esto es opcional, pero aquí sería el lugar para incluir información como los currículos de su equipo de clave, cartas de referencia, fotos de productos, copias de contratos importantes y otros documentos legales pertinentes. 

Cómo Usar Su Plan de Negocios a Los Maximo 

Lo que es más importante, UTILÍCELO, independientemente si no se envía a una institución financiera. Usted ha hecho toda la investigación, el pensamiento, la proyección y la escritura. No lo tiré todo en un cajón y después dejarlo en el olvido. Sáquelo regularmente, léalo y vea cómo le va.  

Recuerde, se llama su plan por una razón y es cierto, las cosas no siempre salen según lo planeado. Así que si ven que se están desviando de su plan, ya sea intencionalmente o sin darse cuenta, ahora es el momento de hacer los ajustes necesarios. Un plan de negocios es solo una imagen de dónde estabas en el momento en que lo escribiste, y necesita atención y revisión continua para mantenerlo relevante y valioso.

Con todo el trabajo que hizo para poder armar su plan de negocio, usted ya está un paso más por adelantado que la mayoría de sus competidoras/competidores. Mantenga su plan actualizado para poder reflejar lo que está sucediendo ahora, junto con el conocimiento sobre su mercado que ha adquirido en el camino. Si una estrategia de ventas no está funcionando, elimínela y encuentre otra. Cuando una herramienta de marketing en particular produce resultados extraordinarios, asigne más recursos de esa manera. Mientras su plan crece y cambia con usted, será una guía aún mejor para su futura estrategia y éxito. 

Ahora que tienes la sabiduría de un plan de negocios, empieza a trabajar en el tuyo y vuelve a nosotros en las próximas semanas para entender mejor los elementos que lo componen. ¡Hay más por venir, así que estás atentos!

 

La Importancia de Los Apéndices en La Planificación Empresarial

En Apéndice: Plan de Negocios Sección 9, esperamos que haya leído nuestra serie sobre planificación de negocios y haya llegado a esta última entrega, que es lo que debe incluir en la Sección 9 de su plan de negocios. Piense en su plan de negocios como la narrativa que cuenta la historia, mientras que el apéndice es donde se coloca toda la información objetiva que la respalda (como una biblioteca). El apéndice completa los detalles con detalles que ayudan a confirmar y respaldar el plan que ha presentado. Quizás se pregunte por qué, si cada una de las secciones anteriores está cubierta tan a fondo, incluso necesita un apéndice. ¿Por qué no incluirías toda la información en la sección correspondiente? El apéndice, específicamente el Apéndice: Plan de Negocios Sección 9, hace que el resto del plan sea más fácil de leer, sin verse descarrilado por credenciales y corroboraciones. Además, su plan de negocios puede cumplir varias funciones diferentes, y cada una requiere un conjunto diferente de documentación. Su plan puede servir como hoja de ruta solo para fines de planificación interna, puede ser una herramienta de contratación para empleados o inversores, o puede respaldar una solicitud de financiación de una institución financiera. Cada uno de estos requeriría una documentación diferente y, en muchos casos, es posible que no desee compartir parte de la información con todos. Tener un apéndice le permite insertar y quitar elementos dependiendo de quién leerá su plan. 

 ¿Qué Incluye el Apéndice del Plan de Negocios?

Una vez más, es posible que no se deba mostrar todo a todos los que lean su plan, pero aquí hay una lista completa de elementos que tal vez desee preparar para su apéndice.

Documentos Clave para Tu Plan de Negocios:

• Historial crediticio tanto del negocio como de sus dueños 
• Declaraciones de impuestos comerciales y personales 
• Horas de vida de los propietarios y manejo de llaves
• Fotos de sus productos o sus prototipos 
• Muestras de materiales de marketing, logotipos y maquetas de anuncios 
• Cartas de referencia de socios comerciales y líderes comunitarios 
• Detalles de sus estudios de investigación de mercado 
• Información sobre tus competidores 
• Recortes de prensa sobre usted y el negocio

Información clave sobre documentos y recursos legales

• Cualquier artículo de noticias relevante sobre su producto o industria
• Documentos legales como sus documentos de constitución, certificados de accionistas, etc
• Copias de patentes, permisos o licencias que posee
• Copias de sus arrendamientos de propiedad y equipo o contratos de alquiler
• Información de contacto de su personal profesional, incluido su contador y abogado
• Contratos de trabajo actual o futuro
• Hojas de cálculo y documentación para proyecciones financieras

Apéndice: Plan de negocios Sección 9, será la sección final de su plan de negocios y, como con cualquier otra parte, tómese el tiempo para preparar meticulosamente estos materiales de respaldo, especialmente si está presentando la información a un posible prestamista o inversor. 

El cuidado y la minuciosidad que ponga en sus documentos de respaldo serán una gran pista para sus lectores sobre su enfoque general de los negocios y podrían ayudar a influir en la opinión de una forma u otra.

La administración de pequeñas empresas sugiere mantener un registro de quién tiene copias de su plan y qué elementos ha incluido en el apéndice. De esa manera, puede actualizar los elementos según sea necesario. Mantenga un estricto control sobre a quién se lo distribuye. Es posible que desee considerar que sus lectores firmen un acuerdo de confidencialidad, o NDA, para ayudar a proteger la confidencialidad de su información. SCORE, el cuerpo de servicio de ejecutivos retirados tiene una plantilla gratuita en su sitio web.

Y nuevamente, debido a la naturaleza altamente privilegiada de algo de lo que está proporcionando, sea muy particular con quien comparte su información de apéndice total. Es probable que los acreedores necesiten tener acceso a toda su documentación, pero los lectores más ocasionales, que quizás solo deseen un poco de información sobre su negocio, no necesitan ver el apéndice en absoluto, o como máximo, solo algunos elementos seleccionados.

Cómo Organizar un Plan de Negocios de Apéndice

Debido a que los documentos confirman la información presentada en su plan de negocios, es mejor mantenerlos en el mismo orden en que se mencionan en el plan. Si tiene más de unas pocas páginas de documentación en el apéndice, comience con una página de tabla de contenido que enumere cada sección del plan de negocios dividida en letras o números romanos;Luego enumere cada elemento que haya incluido en el apéndice para esa sección en particular. Esto facilitará la referencia a los elementos que necesite en el plan. Por ejemplo, cuando habla sobre su campaña publicitaria planificada en la sección Ventas y Marketing, puede consultar el “Apéndice, Sección IV” para obtener copias del aspecto que pueden tener los anuncios.

Si el apéndice contiene mucho material, también puede considerar usar pestañas para dividirlo, lo que hará que sea aún más fácil ubicar las cosas. Tenga cada documento claramente etiquetado para que los lectores sepan exactamente lo que están viendo cuando se refieren a ellos, y asegúrese de que sus copias sean de alta calidad, claras y legibles. No incluía documentos originales.

 Resumen del Plan de Negocios 

 No se apresure en el trabajo de armar su plan de negocios. Ya sea que sea para su propio uso o que un prestamista lo haya pedido, la información que contiene y el trabajo que haga para armarla serán extremadamente valiosos para el éxito de su empresa. Se necesita mucho tiempo y esfuerzo para investigar y escribir un plan sólido, pero se le devolverá con creces. 

 Sigue Nuestras Pautas Específicas Para Crear tu Plan de Negocios:

•  Planes de Negocios 101 
• Sección 1: Resumen ejecutivo del plan de negocios 
• Sección 2: Plan de Negocios Descripción de la Compañía 
• Sección 3: Organización y Gestión del Plan de Negocios 
• Sección 4: Productos y Servicios del Plan de Negocios 
• Sección 5: Análisis de Mercado del Plan de Negocios 
• Sección 6: Ventas y Mercadeo del Plan de Negocios 
• Sección 7: Solicitud de Financiamiento del Plan de Negocios 
• Sección 8: Plan de Negocios Plan Financiero
• Sección 9: Apéndice del Plan de Negocios 

 Si ya ha leído la serie, habrá escuchado esto antes: es esencial tener siempre presente a su audiencia. Sus objetivos para lo que quiere que logre el plan de negocios determinarán quién es su audiencia, y la información que presente será moldeada por eso. 

Conclusión

Por último, recuerda la importancia de la presentación. Esto es un reflejo de usted y su negocio, así que asegúrese de que lo represente bien. Revise y revise si hay errores gramaticales y ortográficos, especialmente en el Apéndice: Plan de Negocios Sección 9. Considere contratar a un escritor o editor si no tiene mucha habilidad con las palabras. El concepto de negocio es tuyo, pero un profesional puede ayudarte a articularlo de una manera que quizás tú no puedas hacerlo.

Utilice una fuente comercial estándar para el cuerpo del texto para que sea fácil de leer y sea prudente al utilizar cursiva, subrayado y negrita. Business News Daily ofrece enlaces a varias plantillas gratuitas que puede consultar. Puede seguir uno para elaborar su plan o simplemente mirarlos para obtener ideas que podrían funcionar para usted. También hay software disponible que puede guiarlo a través del proceso, incluida la organización efectiva del Apéndice: Plan de Negocios Sección 9.

Imprima el plan en un buen papel y átelo de alguna manera, ya sea en un folleto, en una carpeta de alta calidad o en una encuadernación en espiral. Agregue una portada con el nombre de su negocio y asegúrese de tener su información de contacto fácilmente disponible. Incluía una carta de presentación con el plan, ya que puede pasar a otras personas que no están tan familiarizadas con su empresa.

 Recuerda el viejo dicho: «Solo tienes una oportunidad para causar una primera impresión». Haz que el tuyo cuente.

¿Cómo calcular el punto de equilibrio de su negocio?

 

¿Sabe cuántos productos tiene que vender para que su negocio cubra todos sus gastos? El punto de equilibrio es una herramienta muy importante, ya que señala el número de ventas que su negocio necesita para cubrir sus gastos y empezar a percibir ganancias.

 

Pasos para calcular el punto de equilibro de su negocio:

1. Determine sus Gastos Fijos: Los gastos fijos son aquellos gastos que no puede evitar. Por ejemplo, la renta (arriendo) y los pagos a las compañías de seguro son considerados usualmente como gastos fijos. Si usted es dueño de una peluquería y gasta $800 por mes en el alquiler, $300 en seguros, y $100 en utilidades, su gasto fijo mensual es $1,200 ($800 + $300 + $100).
2. Calcule los Ingresos por Ventas (Sales Revenue): Realice una proyección realista de sus ganancias por venta y/o por mes. Si considera que va a hacer 100 cortes de pelo por mes y cobrará $20 por corte, su ingreso por venta es de $20 y su ingreso mensual es de $2,000 ($20 * 100).
3. Calcule su Ganancia Bruta: Es el dinero que le queda después de pagar todos los gastos que necesita hacer para lograr la venta. Por ejemplo, si gasta $5 por corte de pelo ($1 por shampoo y $4 para el salario de un empleado), su ganancia bruta por venta es de $15 ($20 – $5) y sus ganancias brutas mensuales son de $1,500 ($15 * 100).
4. Calcule el Porcentaje de Ganancia Bruta: Esto le indicará qué porcentaje de cada dólar es ganancia bruta. Se calcula dividiendo su ganancia bruta promedio por su ingreso por venta promedio. En este caso, su porcentaje de ganancia brutaes 0.75, o 75% ($15/$20). Esto quiere decir que por cada dólar que gane, 75 centavos son ganancias.
5. Calcule su Punto de Equilibrio: Ahora podrá dividir sus gastos fijos por el porcentaje de ganancia bruta para encontrar cuántas unidas debe vender para cubrir todos sus gastos. Su punto de equilibrio es $1,600 ($1,200/0.75), o 80 cortes de pelo por mes ($1,600/$20).

Si termina haciendo 100 cortes de pelo durante el mes como pensaba, usted ganará suficiente dinero para cubrir sus costos y hacer una ganancia. Pero si usted no logra hacer más de 80 cortes de pelo, su negocio perderá dinero.

 Consejo Práctico: Si usted no logra alcanzar su punto de equilibrio, tendrá que buscar una forma de reducirlo. Por ejemplo, considere trabajar desde su casa para evitar el gasto de renta, subir sus precios, o encontrar proveedores más baratos.

Para manejar su dinero sabiamente, fíjese metas financieras y establezca un plan de presupuesto que le ayude a alcanzarlas.

• Las metas financieras son simplemente declaraciones sobre cosas que usted desearía lograr. Por ejemplo, usted puede tener la meta de establecer un fondo de ahorros de emergencia de $2,000 para finales del año.

¿Cuáles son sus metas financieras personales?

Si tuviera $2,000, ¿Qué haría con ese dinero? ¿Lo invertiría en su negocio? ¿Compraría un automóvil?

Usted podrá lograr las metas financieras que se proponga si maneja sus finanzas en forma eficiente y si ahorra algo de dinero regularmente. La clave es fijarse METAS, que sean Mejorables, Específicas, Tangibles, Alcanzables y Superables.

• Mejorables. El poder determinar su progreso lo anima a seguir adelante y a alcanzar su meta. Declaración General de la Meta: «Voy a aumentar mi meta de ahorro cada año». Declaración Mejorable de la Meta: «Cada año voy a ahorrar 10 por ciento más que el año anterior».
• Específicas. Indique exactamente lo que quiere lograr, cómo lo va a hacer, y cuándo quiere lograrlo. Declaración General de la Meta: «Quiero mejorar mis finanzas». Declaración Específica de la Meta: «Quiero pagar mi factura médica en 8 meses negociando un plan de pago con mi doctor».
• Tangibles. Una meta debe poder medirse para que se sepa cuándo se ha logrado. Declaración General de la Meta: «Voy a pagar la mayor parte de mi deuda de tarjeta de crédito lo más pronto posible». Declaración Tangible de la Meta: «En los próximos seis meses, voy a pagar tres de mis cinco facturas de tarjeta de crédito en su totalidad».
• Alcanzables. ¿Es la meta realista para usted? No ignore sus limitaciones. Sus metas deben ser tareas que se pueden lograr de manera razonable. Declaración General de la Meta: «Manejando bien mi dinero el próximo año seré millonario». Declaración Alcanzable de la Meta: «Manejando bien mi dinero el próximo año no tendré deudas, y tendré un fondo de emergencia correspondiente a tres meses de gastos».
• Superables. Independiente de sus capacidades, asegúrese de que es capaz de cumplir con esta meta sin perjudicar el resto de sus obligaciones. Declaración General de la Meta: «Voy a ahorrar».: «Voy a ahorrar $1,000 en un año apartando $3 cada día, siempre que esto no interfiera con la educación de mis hijos».

Los Estados Financieros (Financial Statements) son un conjunto de documentos que proporcionan información sobre la salud financiera de una compañía. Vistos en conjunto, son como un estudio de rayos X de las finanzas de un negocio.

Los propietarios de empresas, contadores púbicos, abogados, analistas financieros, inversionistas, prestamistas y agencias gubernamentales como el IRS (por sus siglas en inglés – Internal Revenue Service) examinan estos estados financieros para conocer el desempeño de una empresa en un periodo determinado de tiempo y para propósitos de impuestos, financiamiento o inversión.

Estados Financieros

Los tres reportes más esenciales son:

1. Estado de balance general
2. Estado de ingresos
3. Estado de flujo de efectivo

Estado de balance general (balance sheet) 

El estado balance general (conocido también como balance de situación, balance contable o estado de situación patrimonial), es un reporte que equivale a tomar una foto del valor financiero de una empresa, revelando a tres entidades: los activos, los pasivos y el patrimonio, que se disponen en una fórmula sencilla:

Activos = Pasivos + Patrimonio.

Se llama “balance” porque lo ideal es que los activos sean iguales a la suma de los pasivos y el patrimonio.

Expliquemos éstos tres elementos del balance general con más detalle:

Activos (assets)

Los activos son las cosas de valor que posee la empresa, por ejemplo: dinero en efectivo, cuentas y pagarés por cobrar, inventario, terreno y equipo. Se pueden clasificar como:

1. Activos circulantes:Son los bienes, créditos o derechos que pueden convertirse en efectivo en menos de un año (el dinero que tiene en las cajas y bancos, las existencias, las deudas de los clientes, etc.).
2. Activos fijos:Un activo fijo es un bien o propiedad de la empresa que no se puede convertir en efectivo a corto plazo, siendo esenciales para la operación del negocio, como maquinaria, computadoras, muebles y edificios.
3. Activos diferidos:Son costos y gastos que se han pagado por anticipado, por ejemplo, seguros, renta o gastos publicitarios.

Pasivos (liabilities)

Los pasivos son las obligaciones o deudas que una empresa le debe a terceros. Normalmente los mayores pasivos de un negocio son con los proveedores de bienes y servicios, o el financiamiento de un acreedor.

Patrimonio neto de los dueños o accionistas. (owner’s equity)

El patrimonio del dueño es lo que el negocio le debe al dueño, asumiendo que se hayan pagado todas las deudas.

Aquí tenemos un sencillo ejemplo ficticio de cómo se “balancea” un estado de balance, donde el total de los activos es igual a la suma de los pasivos y el patrimonio (Activos = Pasivos + Patrimonio):

Ejemplo

FABRICANTES MONTES, INC.ESTADO DE BALANCE GENERAL – 2019 ACTIVOS CIRCULANTES:

Efectivo                        $ 6,600

Cuentas por cobrar       $ 6,200

ACTIVOS FIJOS:

Inventario                     $ 25,000

TOTAL DE ACTIVOS    $ 37,800

 

PASIVOS:

Pagarés                        $ 5,000

Cuentas por pagar        $ 25,000

SUBTOTAL                  $ 30,000

 

PATRIMONIO DE LOS DUEÑOS:

Acciones                      $ 7,000

Ganancias                    $ 800

SUBTOTAL                  $ 7,800

 

PASIVOS Y PATRIMONIO
TOTAL:                        $ 37,800

 

Con el estado de balance general, el dueño de una empresa puede:

• Darse cuenta de la salud financiera y las capacidades de su negocio.
• Determinar si es posible o no ampliar su negocio.
• Saber si podrá manejar fácilmente el ir y venir de ingresos y gastos.
• Concluir si debe fortalecer sus reservas de efectivo.

Estado de ingresos (income statement)

El estado de ingresos explica en detalle las ganancias y pérdidas de una empresa durante un periodo de tiempo, registrando toda la información relacionada a las ventas y gastos operativos. El dueño de un pequeño negocio usa el estado de ingresos para identificar las áreas del negocio que se encuentran por encima o por debajo de su presupuesto.

El estado de ingresos incluye:

• Ingresos operativos. Ingresos y gastos relacionados directamente con la operación del negocio, como la venta de productos, la nómina y la renta.
• Ingresos no operativos. Ingresos y gastos indirectos no relacionados con las actividades primordiales de la empresa, como la venta de un activo o los rendimientos por una inversión.

La exactitud del estado de ingresos ayuda a identificar gastos inesperados. Cualquier error en este informe puede reducir la rentabilidad e impedir la obtención de préstamos o inversiones.

He aquí un ejemplo muy sencillo de un estado de ingresos:

 

Ejemplo

MANUFACTURAS ACME, L.L.C.

ESTADO DE INGRESOS – 2019

Débito              Crédito

Ingresos:

Ingresos brutos (incluyendo ingresos por intereses)                                            296,397

 

Gastos:

Publicidad                                                                                 6,300

Tarifas bancarias y de tarjeta de crédito                                      144

Servicios de contabilidad                                                           2,350

Subcontratistas                                                                         88,000

Entretenimiento                                                                         5,550

Seguro                                                                                     750

Servicios legales y profesionales                                                1,575

Licencias                                                                                  632

Impresión, correo y papelería                                                     320

Renta                                                                                       13,000

Materia prima y materiales                                                         74,400

Teléfono, internet y sitio web                                                      1,000

Electricidad, agua y gas                                                             1,491

 

GASTOS TOTALES                                                                                          (195,512)

 

INGRESO NETO                                                                                                100,885

 

 

Estado de flujo de efectivo (cash flow statement)

El estado de flujo de efectivo es el tercero de los estados financieros básicos que necesita una empresa. 

Con este informe, el dueño de un negocio puede identificar cómo se genera el dinero, cómo se aprovecha y a dónde va.

Como su nombre lo indica, el estado de flujo de efectivo contiene solo las transacciones en efectivo, en comparación con el estado de ingresos, que incluye ganancias y pérdidas que no son monetarias.

El estado de flujo de efectivo indica la liquidez y la solvencia general de un negocio, por eso es importante ser muy preciso y clasificar correctamente los flujos de efectivo.

 

Con un estado de flujo de efectivo, el propietario de una empresa puede:

• Decidir cómo mejor cubrir sus gastos futuros como lo nómina o la renta.
• Tomar mejores decisiones sobre las operaciones de la empresa.
• Visualizar en qué se ha gastado el efectivo disponible.
• Examinar los flujos de efectivo del pasado para poder pronosticarlos en el futuro.
• Determinar qué tan bien podrá la empresa cumplir con sus obligaciones a terceros y con los accionistas.
• Estar preparado para hacer inversiones a corto plazo cuando exista un excedente de efectivo disponible.

Ejemplo

A continuacion, le mostramos un ejemplo de un estado de flujo de efectivo:

EMPRESAS RAMIREZ, L.L.C.

ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO – 2019

 

Flujos de efectivo de (utilizados en) actividades operativas

Recibos de efectivo de clientes                                               9,500

Efectivo pagado a proveedores y empleados                           (2,000)

Efectivo generado por operaciones (suma)                              7,500

Intereses pagados                                                                  (2,000)

Impuesto a la renta pagado                                                     (3,000)

Flujos de efectivo netos de las actividades operativas                                       2,500

Flujos de efectivo de (utilizados en) actividades de inversión

Producto de la venta de equipos                                             7,500

Ganancias recibidas                                                               3,000

Flujos de efectivo netos de actividades de inversión                                         10,500

Flujos de efectivo de (utilizados en) actividades de financiamiento

Dividendos pagados                                                               (2,500)

Flujos de efectivo netos utilizados en actividades de financiamiento                   (2,500)

Incremento neto de efectivo y los equivalentes al efectivo                                    10,500

Efectivo y los equivalentes de efectivo al comienzo del año                                 1,000

Efectivo y los equivalentes de efectivo al fin de año                                             $ 11,500

 

La Importancia de Estados Financieros

Como propietario de un pequeño negocio, usted tiene la responsabilidad de estar al tanto de muchos aspectos: la administración de sus empleados, la creación de estrategias de mercadotecnia, la calidad de sus productos o servicios, el diseño de su sitio web y, sobre todo, usted tiene la obligación de mantener la salud financiera de su empresa. Como dijimos en un principio, los estados financieros son como unos rayos X de las finanzas de su negocio.

Consulte con un contador público sobre el método y software que le conviene más para generar sus estados financieros. Pero, sobre todo, adóptelos, úselos, estúdielos, aprovéchelos. Son especialmente importantes durante los primeros años de vida de su empresa, pero lo mantendrán al tanto de su negocio toda la vida.

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El estado de flujo de caja (estado de flujo de efectivo – cash flow statement) es un reporte financiero que demuestra como se mueve el efectivo dentro y fuera de su negocio durante un periodo específico de tiempo. Es una de las herramientas más importantes para determinar la salud financiera de un negocio.

El estado de flujo de caja se usa para evaluar cuánto dinero necesita para iniciar su negocio y mantenerlo funcionando y a consecuencia, como maneja su empresa los gastos y las deudas. El estado de flujo de caja concilia el estado de ingresos con el estado de balance general – por lo cual se consideran esos tres los estados financieros indispensables para cualquier empresa.

Un estado de flujo de caja permite conocer la ganancia o la pérdida de dinero al final de un periodo de tiempo, por lo general un mes, un trimestre o un año. Al igual que su presupuesto personal le puede mostrar que usted necesita generar más ingresos para cubrir sus gastos, si se muestra una pérdida en el estado de flujo de caja, necesitará más ingresos para cubrir sus gastos.

Cualquier prestamista o un inversionista serio y de buena reputación, va a querer examinar el estado de flujo de caja de su negocio antes de determinar si quiere tratar con su empresa.

El estado de flujo de caja es básicamente una foto instantánea de la salud financiera de su empresa. Los dos métodos para calcular el flujo de caja son el método indirecto y el método directo.

Método indirecto

Con el método indirecto, el flujo de caja de las actividades operativas se calcula usando el ingreso neto del estado de ingresos (o resultados) de una empresa. Un estado de ingresos se prepara sobre lo que se llama una base devengada (accrual basis), o sea que los ingresos o gastos se registran al hacerse una transacción en lugar de cuando se recibe o se realiza el pago. Luego se hacen ajustes por depreciación, cuentas por cobrar, inventario, cuentas por pagar y gastos acumulados para llegar a su flujo de caja o efectivo.

Método directo

El método directo suma todos los pagos y recibos en efectivo, incluyendo pagos a proveedores, recibos de los clientes y pagos de salarios.

El método indirecto es el que se usa con más frecuencia, pero quizás le convenga consultar a un contador para decidir cuál usar. Ambos métodos tienen sus ventajas y desventajas, pero de igual manera le brindarán la información necesaria para tomar decisiones importantes al respecto de sus finanzas.

No importa qué formato utilice, su estado de flujo de caja debe dividirse en tres partes:

Actividades operativas

Son ingresos y gastos comerciales diarios, como los ingresos por ventas y cuentas por cobrar pagadas. Los gastos pueden incluir nómina, pagos a proveedores, seguros e impuestos comerciales.

Actividades de inversión

Son gastos de mayor valor, o sea, inversiones a largo plazo, como la compra de equipos o bienes raíces. Por ejemplo, si alquila o vende equipo o activos inmobiliarios, esos ingresos cuentan como entrada de inversión en su análisis de flujo de efectivo.

Actividades de financiamiento

Son ingresos o gastos que provienen de financiamiento o préstamos. Los ingresos son el dinero recibido de inversionistas o prestamistas y los gastos son los dividendos o pagos.

A continuación, vemos un ejemplo de un estado de flujo de caja, usando la fórmula:

Efectivo de actividades operativas + (-) Efectivo de actividades de inversión + (-) Efectivo de actividades de financiamiento + Saldo de efectivo inicial = SALDO DE EFECTIVO NETO

RAMIREZ LLC

Estado de flujo de caja para el trimestre terminado el 31 de marzo de 2019

 

ARTÍCULO                                                                   VALOR           

Ingresos netos                                                              $ 150,000

Depreciación                                                                 $ 50,000

Aumento de cuentas por cobrar                                     ($ 30,000)

Aumento de inventario                                                   ($ 10,000)

Aumento de cuentas por pagar                                      $ 30,000

Disminución de los gastos pagados por adelantado        $ 10,000

Disminución de los gastos acumulados                          ($ 10,000)

Flujo de efectivo neto de las actividades operativas               $ 190,000

 

Incremento de inversiones                                             ($ 50,000)

Aumento de propiedades, planta y equipo                      ($ 100,000)

Ventas de Propiedad, Planta y Equipo                            $ 20,000

Flujo de efectivo neto de las actividades de inversión            ($ 130,000)

 

Reembolso de préstamos comerciales                           ($ 25,000)

Préstamo para nuevos negocios recibido                        $ 50,000

Gastos por intereses                                                     ($ 5,000)

Dividendos pagados                                                      ($ 50,000)

Flujo de efectivo neto de actividades de financiamiento         ($ 30,000)

 

SALDO DE EFECTIVO NETO                                                   $ 30,000

 

Efectivo de actividades operativas                                  $ 190,000

+ (-) Efectivo de actividades de inversión                       ($ 130,000)

+ (-) Efectivo de actividades de financiamiento               ($ 30,000)

= Saldo de efectivo final                                                 $ 30,000

 

Como puede ver en este ejemplo ficticio de un estado de flujo de caja, hay tres categorías: actividades operativas, de inversión y financiamiento, y concluyen con un saldo de efectivo neto de $30,000 al final del primer trimestre de 2019.

La mayoría de los ingresos positivos de la empresa provinieron de actividades operativas ($ 190,000) y se realizaron buenas inversiones a largo plazo en plantas, propiedades y equipo. La empresa tampoco ha pedido prestado demasiado dinero.

En este ejemplo la depreciación aparece en el estado de flujo de caja, pero la depreciación no es una fuente de efectivo para una empresa, se incluye en el estado de flujo de caja indirecto para ajustar el ingreso neto, que se reduce por el gasto de depreciación en el estado de ingresos.

Los estados de flujo de caja indican cuatro cosas:

• Ingresos: De dónde viene el efectivo (ventas, inversiones, otros).
• Gastos: En qué se usa el efectivo (costos, intereses, impuestos).
• Programa: Cuándo tuvieron lugar las actividades (qué mes o trimestre).
• Ganancia o Pérdida: Cuánto queda al final del análisis. Si lo que queda es un valor positivo, se dirá que hubo una ganancia. Si lo que queda es un valor negativo, se dirá que hubo una pérdida.

Por último: Flujo de caja

Un estado de flujo de caja es una forma muy valiosa de medir la fortaleza, rentabilidad y las futuras posibilidades de una empresa. El estado de flujo de caja ayuda a determinar si una empresa tiene suficiente liquidez o efectivo para pagar sus gastos. Una empresa puede ayudar a elaborar un presupuesto, ya que con él se puede predecir el futuro flujo de efectivo.

Para un inversionista, el estado de flujo de caja es un cuadro de la salud financiera de una empresa. Como regla general, cuanto más efectivo esté disponible para operaciones comerciales, mejor. Pero a veces, un flujo de caja negativo es el resultado de una estrategia de crecimiento de una empresa expandiendo sus operaciones.

Considere el uso de un software de contabilidad para preparar un estado de flujo de caja. Puede que sea la forma más fácil y eficiente de hacerlo, así como también de administrar todas sus finanzas. Al aprovechar la automatización de una de estas plataformas, se ahorrará tiempo, se ahorrará molestias y, sin duda, disminuirá la probabilidad de errores.

“Un viaje de mil millas comienza con el primer paso.” – Lao-Tse

En la sencillez de esa frase reside mucha sabiduría, especialmente para quien esté creando una pequeña empresa, porque genera la motivación necesaria para emprender la larga aventura que es lanzar un negocio.

No somos filósofos, pero nos atrevemos a añadirle algo a la frase de Lao Tse:

“Un viaje de mil millas comienza con el primer paso, pero sería bueno que ese primer paso fuera en la dirección correcta.”

Existe un paso que usted, como dueño de un negocio, debe tomar desde un principio para ayudarle a encaminar a su empresa en la dirección correcta: elaborar su presupuesto. Crear el presupuesto de su negocio es indispensable para obtener un grado constante de crecimiento y poder lograr el éxito de su empresa.

Ser dueño de un pequeño negocio es una responsabilidad que cobra vida en la forma de incontables elementos interconectados: atraer clientes, aumentar ventas, acortar tiempos de producción, mejorar la calidad, reducir costos – tantas cosas que uno podría abrumarse y sentirse fuera de control.

Un presupuesto es una herramienta muy útil para que usted se sienta en control de su dinero. Todo plan para lograr sus metas financieras comienza con un presupuesto. Su presupuesto le ayudará a:

• Tomar decisiones financieras. Es como tener un mapa entes de salir a la carretera. Le ayuda a evaluar el estado actual de su empresa y lo que debe hacer para lograr sus metas financieras en el futuro.
• Identificar dónde recortar sus gastos o incrementar sus ingresos. Es la clave para poder incrementar sus ganancias. 
• Conseguir financiamiento para hacer crecer su negocio. Un prestamista o un inversionista requerirá que le presente un presupuesto detallado con sus ingresos y gastos.

Si usted posee un negocio, el saber elaborar un presupuesto le ayudará a entender cómo ingresa y sale el flujo de dinero. ¿Pero, cómo funciona? Es muy sencillo. Es más, el concepto de un presupuesto es tan simple como el ABC (o más bien A – B = C):

• Identifique todos sus ingresos
  Averigüe cuánto dinero está generando su empresa cada mes y de dónde proviene. Es posible que su negocio tenga solo una fuente de ingreso, o quizás tiene múltiples formas de ganar dinero. Por ejemplo, una tienda de ropa podría tener solo las ventas al público como fuente de ingreso, mientras que, una compañía de jardinería podría tener varias fuentes, como el diseño de exteriores, la instalación de sistemas de riego, los contratos de mantenimiento mensuales, la venta de plantas y fertilizantes, etc.
• Identifique todos sus gastos
  Sus gastos se pueden dividir en tres categorías: fijos, variables y únicos.
  • Gastos fijos. Sus gastos fijos son todas las cosas en las que usted gasta dinero predeciblemente de mes a mes. Esto puede incluir gastos como la renta, costos de nómina (si tiene empleados), y servicios públicos con cuotas constantes, como planes de Internet, alojamiento de sitios web y otros costos, como las suscripciones.
    • Si acaba de lanzar su negocio puede usar costos proyectados. Por ejemplo, si firmó un contrato de renta, use la cantidad de alquiler mensual que pagará en el futuro.
  • Gastos variables. Los gastos variables fluctúan cada mes según el desempeño y la actividad de su negocio. Pueden incluir, por ejemplo, los servicios públicos que cobran en base al uso (electricidad o gas), costos de envío de paquetes, comisiones por concepto de ventas o costos de transporte. Después de un tiempo, tendrá una idea de cómo fluctúan estos gastos con el desempeño de su negocio o durante ciertos meses del año, lo que puede ayudarle a hacer proyecciones financieras más precisas y presupuestar para el futuro.
  • Gastos únicos. Aunque estos gastos ocurren con menos frecuencia, usted puede calcular cuales serán esos gastos únicos y prever esas compras para que no afecten a su empresa con una carga innecesaria. Por ejemplo, si sabe que en un futuro va a tener que comprar maquinaria, vehículos o computadoras, es importante incluirlos en su presupuesto. Incluso puede planear tener ciertos gastos inesperados, como reparaciones o emergencias.
• Calcule su rentabilidad (profitability) restando sus gastos de su ingreso.
  Llegamos a A – B = C. En el presupuesto de su empresa, compare el total de A) sus ingresos contra el total B) de sus gastos (la suma de los gastos fijos, los gastos variables y los gastos únicos). Al flujo de efectivo que ingresa (ingresos) réstele el flujo de efectivo que sale (gastos) para determinar C) su rentabilidad global.

A continuación, le damos una ilustración de un presupuesto para un negocio imaginario (las cantidades solo son ejemplos):

INGRESOS:

Cuotas cobradas al cliente A:     $ 5,000

Cuotas cobradas al cliente B:     $ 4,500

Cuotas cobradas al cliente C:     $ 6,000

Venta de productos:      $ 1,500

Préstamos:       $ 1,000

Ahorro: $ 1,000

Ingresos por inversiones:           $ 500

INGRESOS TOTALES:             $ 19,500

 

GASTOS:

GASTOS FIJOS

Renta: $ 1,000

Suscripción para Internet:          $ 50

Suscripción para el sitio web:     $ 50

Costos de nómina para empleados:       $ 5,000

Seguro:            $ 50

Cuotas del gobierno y del banco            $ 25

Teléfono móvil: $ 50

Contador:         $ 100

Abogado:          $ 100

GASTOS FIJOS TOTALES:      $ 6,425

 

GASTOS VARIABLES

Comisiones de ventas: $ 2,000

Salario del contratista:   $ 500

Factura de electricidad: $ 125

Factura de gas:             $ 75

Factura de agua:           $ 125

Servicios de imprenta:   $ 300

Materias primas:           $ 200

Costos de publicidad digital:       $ 750

Viajes y eventos:           $ 0

Transporte:       $ 50

GASTOS VARIABLES TOTALES:        $ 4,125

 

GASTOS ÚNICOS

Mobiliario para la oficina:           $ 450

Suministros para la oficina:        $ 300

Reunión de negocios:    $ 1,000

Nuevo software administrativo: $ 500

Regalos para clientes:   $ 100

GASTOS ÚNICOS:       $ 2,350

 

GASTOS TOTALES:    $ 12,900

 

En este ejemplo, a los ingresos totales ($ 19,500) les restamos los gastos totales ($ 12,900) para obtener los ingresos netos totales ($ 6,600) – la rentabilidad.

Una vez que tenga una idea clara de sus ganancias mensuales, puede usar esa información para tomar las decisiones financieras correctas para que su pequeña empresa avance.

Por ejemplo, si se da cuenta de que está gastando más de lo que gana, puede reducir sus gastos y concentrarse en encontrar nuevos clientes. Pero si está ganando más de lo que gasta, podría invertir sus ganancias en su negocio (como invertir en nuevo software o equipo para su oficina).

 

Utilice su presupuesto para mantenerse encaminado a su meta

Ese primer paso de crear su presupuesto puede parecer una molestia. Pero si bien requiere un poco de tiempo y energía, vale la pena el esfuerzo adicional. Un presupuesto empresarial minucioso le brinda la información financiera que necesita para tomar las decisiones correctas para que su empresa crezca, se amplíe y prospere en el futuro.

Un paso más que le recomendamos tomar…

 

Elabore su estado financiero personal

Además de crear un presupuesto, considere crear un estado financiero personal, que es una herramienta valiosa para obtener un crédito comercial.

Su estado financiero personal describe toda la información sobre sus finanzas personales, incluyendo sus recursos (todo lo que usted posee, como dinero, automóviles e inversiones) y sus obligaciones (todas sus deudas). Reste sus obligaciones de sus recursos para calcular su valor neto, que es su valor financiero total. Para determinar su valor neto, use las hojas de cálculo de Accion, ubicadas en nuestro Centro de Descarga.

Siguiente artículo > Estados financieros basicos con ejemplos para pequeños negocios

¡Comience hoy su registro de gastos diarios!

¿Alguna vez ha sacado $20 de un Cajero Automático (ATM), y horas después no recuerda en qué gastó ese dinero? Si quiere saber en qué está gastando su dinero, le recomendamos empezar un registro de gastos diarios. Pruébelo por una semana, y se sorprenderá al ver cuánto dinero está gastando en cosas que parecieran ser insignificantes, como café, comidas extras y entretenimiento.

Siga estos sencillos pasos para comenzar su registro de gastos diarios:

1. Dibuje una columna para cada día de la semana en un papel blanco.
2. Ponga el papel en su billetera o cartera: donde sea que siempre lo pueda tener a mano.
3. Haga nota de cada centavo que gaste. Esto es muy importante: si se le olvida anotar cada gasto, no va a tener una imagen clara de cómo está gastando su dinero.
4. Al final de la semana organice cada ítem en su registro por categorías: alimentación, transporte entretenimiento, ropa, alquiler (renta) y otros.

Ejemplo de un registro de gastos para un día:

Lunes

*Café – $2.75
*Desayuno completo –  $10.60
*Pasaje de Bus – $3.00
*Transportación – $3.00
*Almuerzo – $7.85
*Entretenimiento – $2.50
*Revista – $2.50

TOTAL: $32.20

• A continuación encuentre el porcentaje de cada categoría en relación a su gasto total. Para encontrar los porcentajes, divida el total de cada categoría por el gasto total. En el ejemplo de arriba, usted gastó casi 66% de sus gastos totales en comidas y bebidas (café + desayuno completo + almuerzo) = ($2.75 + $10.60 + $7.85) = $21.20. Luego haciendo la división ($21.20/$32.20) = 0.66 = 66%.
• Cuando complete sus cálculos, examine cuidadosamente los resultados. ¿Hay algo que lo sorprende? ¿Está gastando más dinero de lo que pensaba en cosas pequeñas? Por ejemplo, si gasta $3.00 en café cada día, ¡son $21.00 que gasta en café cada semana, o $1095.00 cada año!
• Identifique las áreas que lo sorprendan para buscar oportunidades para reducir estos gastos.
• Al mantener un registro de gastos diarios, usted podrá tomar control sobre sus gastos e identificar algunos hábitos que no son deseables. Al mismo tiempo, al mantener este registro, usted estará en camino de comenzar a crear su presupuesto personal.

Consejo Práctico:

Use su registro de gastos diarios como una herramienta de ahorros. Después de una semana, identifique algunas áreas en las que pueda reducir sus gastos. El dinero que ahorre puede llevarlo más cerca de sus objetivos, ya sea empezar un negocio, ahorrar para la educación de sus hijos, comprar una casa, o tomar las vacaciones de sus sueños.

¿Qué debe tener en cuenta?

Un negocio con un balance negativo en la sección «Cambio Neto» del reporte de flujo de caja puede estar dirigiéndose a la quiebra.

Si usted no trabaja rápidamente para cambiar este factor negativo, el negocio se quedará sin dinero rápidamente.

Un reporte básico de flujo de caja tiene 5 secciones:

1. Saldo Inicial
2. Fuentes de Efectivo
3. Usos de Efectivo
4. Cambio Neto = (Fuentes Totales de Efectivo – Usos Totales de Efectivo)
5. Saldo Final = (Cambio Neto + Saldo Inicial)

Para corregir un balance negativo en la sección de Cambio Neto, usted tiene dos opciones: Aumentar la cantidad de efectivo que su negocio recibe (ganancias), o reducir la cantidad de efectivo que sale de su negocio (gastos), como se demuestra en los siguientes consejos prácticos.

Para Aumentar las Ganancias:

• Ofrezca descuentos que incentiven a sus clientes a pagar en efectivo. Por ejemplo, un descuento del 2% para pagos en efectivo le ayudará a recoger efectivo rápidamente. Al mismo tiempo, establezca descuentos para aquellos clientes que salden sus deudas con usted en un periodo menor a 30 días.
• Evite a algunos clientes: Evite a los clientes que pagan lentamente sus deudas y especialmente los que nunca las pagan. Al hacer esto, se podrá enfocar en brindar una mejor atención a aquellos clientes fieles que siempre le pagan a tiempo.
• Implemente la regla del mismo día: Envíe recibos y facturas a sus clientes el mismo día en que ofrece sus servicios. Al mismo tiempo, canjee todos los cheques que reciba el mismo día en que los recibe. No deje para mañana lo que puede hacer hoy.
• Sea cuidadoso al ofrecer crédito: Si es posible, pida referencias o haga un chequeo del historial de crédito (credit check) del cliente.

Para Reducir los Gastos:

• Analice TODOS los gastos: Al analizar todos sus gastos, podrá identificar aquellos que son innecesarios.
• Haga trueques: Si tiene amigos trabajando en otras industrias, use el trueque para reducir sus gastos en efectivo.Por ejemplo, si usted tiene un negocio de jardinería y tiene un amigo que trabaja en unaimprenta, canjee servicios de jardinería por servicios de impresión. Considere también la posibilidad de juntarse con otras empresas para comprar el inventario en mayores cantidades y así ahorrar dinero.
• Reduzca su inventario: Mientras más inventario acumule, menos efectivo va a tener en sus manos. Es importante que trate de mantener la cantidad más baja de inventario posible.
• ¡Negociar! Intente negociar los precios y términos de pago con sus proveedores, especialmente con aquellos que tiene una relación de muchos años.

Consejo Práctico – Reduzca sus Gastos: Haga un análisis completo de todos los gastos en su reporte de flujo de caja. Muchas veces, los gastos pequeños parecen ser insignificantes, pero si se suman todos, el total puede ser considerable.

Haga clic aquí para una Calculadora de Flujo de Caja